(檔案保護(hù)的技術(shù)方法與措施)
檔案保護(hù)的技術(shù)方法與措施
檔案保護(hù)技術(shù)是研究制成材料的損壞規(guī)律及科學(xué)保護(hù)檔案的技術(shù)方法的一門(mén)學(xué)科,它的任務(wù)是最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。
科學(xué)檔案保護(hù)的技術(shù)方法很多,歸納起來(lái)主要有兩個(gè)方面:一是防的技術(shù),二是治的技術(shù)。
防的技術(shù)是防止或減緩各種外界不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞作用,主要是改善檔案保護(hù)條件。一是加強(qiáng)庫(kù)房日常管理工作;二是通過(guò)庫(kù)房建筑為改善檔案保護(hù)條件創(chuàng)造物質(zhì)前提。
治的技術(shù)是對(duì)已經(jīng)損壞或受到不利因素影響的檔案進(jìn)行處理,修復(fù)已遭損壞的檔案,盡力恢復(fù)其歷史原貌,增強(qiáng)其抵抗外界不利因素的能力。修復(fù)技術(shù)的基本內(nèi)容有:去污、去酸、加固、修裱及字跡恢復(fù)等。
檔案保護(hù)的技術(shù)方法工作是檔案工作中的一項(xiàng)極其重要的工作。它直接關(guān)系到檔案的命運(yùn),保護(hù)工作沒(méi)做好,檔案遭到損壞,就會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。檔案作為歷史記錄,有著參考和憑證作用,具有重要價(jià)值。因此,大量檔案要長(zhǎng)期保存,一部分檔案要永久保存。但反映和記錄檔案內(nèi)容的物質(zhì)材料的壽命是有限的,這二者之間的矛盾只有通過(guò)做好檔案保護(hù)工作都能加以解決。
在檔案保護(hù)工作中應(yīng)貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的思想。檔案保護(hù)技術(shù)是一門(mén)綜合性的應(yīng)用技術(shù),因此,應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn),吸取其他領(lǐng)域的科技成果,不斷提高保護(hù)技術(shù)的水平,更好地延長(zhǎng)檔案的壽命。
一、檔案字跡耐久性
字跡是記錄及反映檔案內(nèi)容的重要物質(zhì)材料,其耐久性關(guān)系到檔案的壽命。
檔案字跡材料按其耐久程度大致可分三類(lèi):
1、耐久字跡材料:墨和墨汁、黑色油墨。
2、比較耐久的字跡材料:藍(lán)色和紅色油墨;藍(lán)黑墨水和碳素墨水、印泥。
3、不耐久的字跡材料:純藍(lán)墨水和紅墨水;復(fù)寫(xiě)紙;圓珠筆和鉛筆。
為了延長(zhǎng)檔案壽命,在形成檔案中,應(yīng)使用最耐久或耐久的字跡材料,不要使用不耐久的字跡材料。
二、檔案庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)
檔案的壽命與檔案庫(kù)房的溫濕度密切相關(guān)。不適宜的溫濕度不僅可單獨(dú)地作用于檔案,而且可加速其他因素對(duì)檔案的破壞。為了使檔案庫(kù)房的溫濕度等符合檔案的要求,需采取一定的措施,即對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行控制與調(diào)節(jié)。
檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn):
國(guó)家檔案局于1987年正式頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》,對(duì)我國(guó)各類(lèi)檔案庫(kù)房的溫濕度提出了明確的規(guī)定,標(biāo)準(zhǔn)為溫度14-24℃,相對(duì)濕度45-60%之間。控制與調(diào)節(jié)檔案庫(kù)房溫濕度的主要措施:
密閉、通風(fēng)和采用除濕設(shè)備。
1、通風(fēng)的目的:根據(jù)空氣流動(dòng)的規(guī)律,有計(jì)劃地使庫(kù)內(nèi)外的空氣交換,從而達(dá)到調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)溫濕度的目的。
2、通風(fēng)除濕四項(xiàng)原則:
?、賻?kù)外的溫度與相對(duì)濕度都低于庫(kù)內(nèi)時(shí),可以通風(fēng);反之則不能通風(fēng)。
?、趲?kù)外的溫度低于庫(kù)內(nèi),而庫(kù)內(nèi)外相對(duì)濕度相同時(shí),可以通風(fēng);反之,則不能通風(fēng)。
?、蹘?kù)外的相對(duì)濕度小于庫(kù)內(nèi),而庫(kù)內(nèi)外溫度相同時(shí),可以通風(fēng);反之,則不能通風(fēng)。
④庫(kù)外溫度低于庫(kù)內(nèi),而庫(kù)外相對(duì)濕度大于庫(kù)內(nèi)或庫(kù)外溫度高于庫(kù)內(nèi),而庫(kù)外相對(duì)濕度小于庫(kù)內(nèi)。此時(shí)需利用公式進(jìn)行計(jì)算,將庫(kù)內(nèi)外的絕對(duì)濕度進(jìn)行比較,若庫(kù)外絕對(duì)濕度小于庫(kù)內(nèi),則可以通風(fēng);反之,則不能通風(fēng)。
3、通風(fēng)注意事項(xiàng):
①通風(fēng)時(shí),應(yīng)對(duì)庫(kù)內(nèi)外溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè),注意其變化的情況,隨時(shí)采取相應(yīng)措施。
?、谕L(fēng)時(shí)應(yīng)防止庫(kù)內(nèi)結(jié)露。
?、弁L(fēng)時(shí)應(yīng)注意防塵和防有害氣體進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。
?、芡L(fēng)后應(yīng)立即密閉,使庫(kù)內(nèi)適宜的溫濕度狀況得以較長(zhǎng)時(shí)間的穩(wěn)定。
三、檔案修復(fù)技術(shù)
修復(fù)原則:
1、各種材料、方法對(duì)檔案制成材料不能有損害,應(yīng)有利于延長(zhǎng)檔案壽命。
2、保持檔案原貌。
3、使用的修復(fù)方法事先要經(jīng)過(guò)試驗(yàn),確有把握后,才能著手修復(fù)工作。檔案修裱,修裱是使用粘合劑和紙張對(duì)檔案進(jìn)行修補(bǔ)和托裱,以恢復(fù)檔案原貌,增加其強(qiáng)度,延長(zhǎng)壽命。
四、檔案的保管
檔案保管工作的內(nèi)容:
1、檔案的庫(kù)房管理,即庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。
2、檔案流動(dòng)中的保護(hù),即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中,一般的安全防護(hù)。
3、檔案保護(hù)的專(zhuān)門(mén)措施,即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專(zhuān)門(mén)的技術(shù)處理。
檔案保管工作的意義:
1、檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的重要組成部分,是一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。
2、檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。
3、檔案保管工作質(zhì)量的高低,對(duì)提高檔案管理水平重大影響。
檔案損毀的原因:
?。ㄒ唬┤藶閾p毀的原因
人為(或社會(huì))損毀的原因或因素,主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面:
1、由于政治斗爭(zhēng)及其他各種原因,對(duì)某些檔案文件進(jìn)行有計(jì)劃、有意識(shí)地破壞。
2、由于檔案工作人員以及接觸檔案的有關(guān)人員,工作麻痹大意,或疏忽職守,或不遵守規(guī)章,以及缺乏檔案管理工作知識(shí)等,導(dǎo)致管理和使用不善,造成了檔案的丟失、損毀或檔案管理系統(tǒng)的紊亂。
3、在檔案的管理中,檔案的管理和利用難以避免地加速檔案的老化和磨損等。
?。ǘ┳匀粨p毀的原因
檔案自然損毀的原因,概括起來(lái)有兩個(gè)方面的因素:
1、內(nèi)因,就是檔案本身,即文件的制成材料。
2、外因,就是檔案所處的環(huán)境和保管檔案的條件。
檔案保管工作的任務(wù):
檔案保管工作的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律,通過(guò)經(jīng)常性的工作,采取專(zhuān)門(mén)的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀,延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的物質(zhì)安全和政治安全。
保管檔案的基本要求
1、以防為主,防治結(jié)合
2、相互協(xié)調(diào),密切配合
3、加強(qiáng)重點(diǎn),照顧一般
4、立足長(zhǎng)遠(yuǎn),保證當(dāng)前
五、檔案保管的基本條件:
開(kāi)展檔案的保管工作,必須有一定的物質(zhì)條件作保證,否則是難于做好這項(xiàng)工作的。檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有:檔案庫(kù)房、檔案裝具和檔案的包裝材料。
檔案庫(kù)房:
檔案庫(kù)房建筑為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件,庫(kù)房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果。
檔案裝具:
檔案裝具是檔案館、室必需的基本設(shè)備。檔案裝具各類(lèi)很多,各有所長(zhǎng),應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的特點(diǎn)和檔案的價(jià)值及規(guī)格的不同,合理選用,靈活配置。目前,我國(guó)使用的檔案裝具主要有:檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。
檔案包裝材料:
檔案的包裝非常重要,它既可防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害,又可減少機(jī)械磨損。目前,我國(guó)包裝檔案的材料一般有三種:卷皮、卷盒和包裝紙等。
六、庫(kù)房的管理
庫(kù)房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此,只有做好經(jīng)常、具體的庫(kù)房管理工作,才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。
檔案架、柜的排放與編號(hào):
庫(kù)房中的檔案架、柜的排放,應(yīng)合乎下列要求:
1、排列整齊,橫豎成行。
2、避免光線直射,注意通風(fēng)。
3、節(jié)約庫(kù)房面積和空間,存取方便。
為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案的管理和迅速取放,所有的檔案架、柜都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的一般方法是:自門(mén)口起,從左到右編架、柜號(hào),如果架、柜有欄,也是從左向右編號(hào),格與五節(jié)箱則自上向下編號(hào)。
全宗排列與檔案存放:
全宗的排列,一般采用兩種方法。一種是按全宗號(hào)流水排列,一種是按全宗分類(lèi)(分全宗群)排列。前者簡(jiǎn)便易行,后者能把屬于同一類(lèi)型的全宗排在一起,能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。
檔案存放方式,可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式,其優(yōu)點(diǎn)是便于存放和提供利用。平放,取放檔案不大方便,但對(duì)保護(hù)檔案有利,特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。
全宗卷:
在檔案館、室工作中,專(zhuān)門(mén)為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料,以全宗為單位組成的專(zhuān)門(mén)案卷,稱為全宗卷。
全宗卷的內(nèi)容通常包括:移出和接收檔案的文據(jù),立檔單位和全宗歷史考證,全宗整理工作方案和分類(lèi)方案,全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊(cè),檔案保管期限表,檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),全宗指南等。
實(shí)驗(yàn)表明,相對(duì)濕度在45%RH—60%RH時(shí)紙張的含水量可以保持在7%左右,是比較適合檔案存儲(chǔ)管理的環(huán)境濕度。在這樣的相對(duì)濕度條件下,紙張的機(jī)械強(qiáng)度、物理和化學(xué)性質(zhì)均保持在比較優(yōu)良的狀態(tài)下,可以有效防止紙張粘連、扭曲變形等現(xiàn)象,從而延長(zhǎng)檔案材料的使用壽命。
我國(guó)檔案庫(kù)房及技術(shù)業(yè)務(wù)用房的室內(nèi)溫濕度參數(shù)表
檔案類(lèi)別溫度(℃)相對(duì)濕度(%RH)備注
有空調(diào)庫(kù)房14—2445—60變化差異≤2℃≤5%RH
無(wú)空調(diào)庫(kù)房不低于1445—45變化差異≤5%RH
縮微拷貝片庫(kù)14—2450—60
縮微母片庫(kù)13—1535—40
錄音室20—2550—60
裱糊室18—2850—70
復(fù)印、試驗(yàn)室18—2850—60要求室內(nèi)清潔度高
電腦機(jī)房21±245±5
陳列室14—3045—60
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